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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Unternehmen: IT-Unternehmen mit weiteren Beteiligungen im Bereich Immobilienverwaltung (Wohn- und Gewerbeeinheiten)
Berichtslinie: Direkt an die Geschäftsführung
Arbeitszeit: Vollzeit / Teilzeit (nach Vereinbarung)

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

1. Unterstützung der Geschäftsführung (übergreifend)

• Entlastung der Geschäftsführung im operativen und administrativen Tagesgeschäft
• Selbstständige Organisation des Office-Managements für mehrere Gesellschaften
• Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen (eher seltener)
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichten und Protokollen
• Priorisierung, Vor- und Nachbearbeitung der eingehenden Korrespondenz
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen

2. Aufgaben im IT-Unternehmen

• Unterstützung bei organisatorischen und kaufmännischen Themen
• Koordination interner Abläufe zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern
• Vorbereitung von Angeboten, Verträgen und Abrechnungsunterlagen (in Abstimmung)
• Pflege von Kunden-, Partner- und Projektdaten
• Unterstützung bei Personalthemen (z. B. Vertragsvorbereitung, Onboarding, Terminorganisation)
• Organisation von Firmenevents (für Kunden oder auch intern)
• Vorbereitende Buchhaltungsaufgaben

3. Aufgaben im Bereich Immobilienverwaltung

• Administrative Betreuung mehrerer Immobiliengesellschaften
• Unterstützung bei:
  • Mietvertragsverwaltung (Wohn- und Gewerbeeinheiten)
  • Kommunikation mit Mietern, Hausverwaltungen, Maklern, Dienstleistern und Handwerkern
  • Terminorganisation und -Durchführung von Besichtigungen, Übergaben und Abnahmen
• Vorbereitung und Ablage von Objektunterlagen, Verträgen und Abrechnungen
• Unterstützung bei Nebenkostenabrechnungen und Objektübersichten
• Pflege von Objekt- und Mieterdaten

4. Kommunikation & Koordination

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen und externen Partnern
• Professionelle Kommunikation per E-Mail, Telefon und Schriftverkehr
• Nachhalten von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen über alle Gesellschaften hinweg

Anforderungen / Qualifikationen

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Wünschenswert aber kein Muss: Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder vergleichbar
• Idealerweise Erfahrung in:
  • IT-Umfeld und/oder
  • Immobilienverwaltung / Mietverwaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr wichtig: Gewissen Technikaffinität, idealerweise sicherer Umgang mit digitalen Tools und Dokumentenmanagementsystemen

Persönliche Kompetenzen

• Hohe Organisations- und Priorisierungsfähigkeit
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Flexibilität und Belastbarkeit im Umgang mit mehreren Themenfeldern
• „Mitdenken“ und proaktives Handeln ausdrücklich erwünscht
• Hohe Lernbereitschaft: man muss nicht alles von vorneherein können, aber man traut sich zu alles zu lernen.

Wir bieten

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit hoher Nähe zur Geschäftsführung
• Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche (IT & Immobilien)
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive
• Flexible Arbeitszeiten und ggf. Homeoffice
• Kurze Entscheidungswege und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld
• Leistungsgerechte Vergütung
• Hohes Maß an Wissensvermittlung im Bereich IT, Immobilienverwaltung und Finanzen